2013年7—8日是上海工商外国语职业学院新生报到的日子，和往年不同，今年的新生报到显得更加便捷有序，新生的报到注册从过去的多窗口来回奔波变成如今的一站式服务，只需刷取身份证信息，即可瞬间完成分班、分学号、分宿舍等等几乎所有手续，直接到宿舍入住。而学生需要知悉的信息，接下来的活动安排，重要联系人的联系方式，包括宿舍床位号和钥匙领用单以及前往的方式都在现场打印的注册单上一目了然，使学生和家长对要做的事如领钥匙入住、入学教育安排等等事项了然于胸，不再茫然四处询问。两天报到时间共有2500多名同学报到，最集中学生到校的时段，排队人数也不超过30人，等候时间不超过15分钟，大大改变了以往学生排队等候时间过长，学生、家长情绪急躁的情况，这一切的变化来源于今年学院借助政府扶持资金项目开发的迎新系统。

迎新系统是2012政府扶持资金项目中按计划首先启动的信息化项目。我院的迎新系统以面对学生的一站式服务为核心设计理念，以各部门的业务工作为基本功能模块，尤其是迎新过程中涉及的主要部门如教务处、招生就业处、学工部、后保处、财务处的工作为主要功能模块。对业务进行调研和整理之后，共设计了56个基本功能模块，对模块之间的逻辑关系进行梳理，对传统的工作方式进行了优化，对整个迎新的系统过程进行了重新定义。在业务的重新梳理过程中一些传统的功能被整合，一些新的功能被创建，比如发放饭卡和发票的业务、组织新生的业务等，都采用了新的方式。

在交互体验方面，对整个系统中所有用户界面（包括教师门户和学生门户）作了统一设计，力求做到最简洁明晰的界面、最少的操作和最完备的功能。在风格上突出学院的传统基调，在交互方式上做到人性化，并针对移动用户端如手机、平板电脑做了深度优化。在实践中，各部门普遍反映使用方便，几乎不需要培训，使用的积极性很高；而学生门户的使用也非常活跃，在2100名左右的秋招生中，有1600余名学生登录学生门户，通过网络完成了诸如注册、分班、分学号、补全个人资料、转专业等等功能，对于初次上线的迎新系统，使用率非常高。

对于负责迎新各项业务的教师来说，系统也给工作开创了新的局面。收款的财务人员告别了手工计算应收款项的传统做法，学生刷身份证后，应缴纳款项一目了然；宿舍分配也从手动安排变为系统自动安排，宿舍管理的界面更是创新设计，以平面图的形式直观展现在宿舍管理者的面前，手动调整只需点几下鼠标，这对于宿舍资源相对紧张的民办院校来说具有重大意义；而过去工作量庞大的分班分学号工作现在也演变为一键完成。对于关注报到情况的学院领导来说，报表系统时刻监控报到全局，报到现场的数据随时动态同步到任一台电脑屏幕上，根据院系、地域、性别等等条件给出详尽的分析报表，便于领导实时监控、研究分析、及时部署。

在迎新系统的开发过程中，整个学院体现了目标一致，协作努力的传统作风，在学院董事会和院领导的关心支持下，实训中心颜晓军老师、高英秀老师，财务处林君老师、学工部沈李老师、招生就业处朱亦老师等等相关业务人员和信息化工作者，都付出了巨大的时间和精力。

迎新系统的顺利运行，只是学院信息化建设万里长征的第一步。在此基础上，我院将充分利用政府扶持资金和学院配套资金，以最少的投入，最短的时间，争取取得最大的效果。按照规划，逐步把人事系统、办公系统、教务系统、学工系统和校园一卡通以及学生自主学习平台、资产管理等系统的建设完成，真正实现校园的信息化。（院办供稿）